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目上の人への手紙の書き方と例文

 
投稿者 福山真子. 更新された: 16 1月 2017
目上の人への手紙の書き方と例文

最近メールの発達のおかげで、手紙を書くこと、書く機会が減ったのは、事実ですが、それでもやっぱり、手紙の文化っていいですよね。手紙にしかない、良さというものが、あります。特に、お世話になった目上の人には、感謝の気持ちや、お礼を言うために、メールや手紙を書きたいものですよね。それをもらったら、必ず喜ぶでしょう。でもどうやって、目上の人に、文章を書いたらいいのでしょうか。書きたいと思っても、正しい書き方が、分からず困っている人もいることでしょう。実際、私もそのうちの一人でしたから、あなたの気持ちも、ご察し致します。なので、こちらの記事では、目上の人に正しい手紙の書き方を例文を踏まえて、ご紹介していきます。興味がある方は、読んでみてください。また興味がなくても、知っておいて役立つ知識が書かれているので、是非目を通してみることをお勧めします。

画像:careerpark.jp

従う手順:
1

まず、初めにどんな時に、手紙を書いたらいいのか、例をあげましょう。

  • 会社からの辞令で異動になった時
  • 結婚の報告や苗字の変更 になった時
  • その他の報告事項がある時などなど

そんな時には目上の人にきちんとした形で挨拶と報告をしましょう。その際には、もちろん、状況の報告だけではなく、冒頭の挨拶や締めや結びの一文にまで気を配りましょう。目上の人に宛てるものであれば、マナーをしっかりとわきまえ、丁寧な文章を心掛けてください。また、目上の人へのメールや手紙を送る前には、誤字や脱字も確認しましょう。

2

では、冒頭で何といって、手紙を書き始めたらいいのでしょうか。それをここでは、説明しましょう。メールでは使用しないため、使う機会が減っている「頭語・結語」は美しい日本語の手紙には欠かせないエッセンスです。特に目上の人への手紙には正しく使用して手紙を整えましょう。一般的には手紙の書き出し(頭語)は「拝啓」、手紙の終わり(結語)は「敬具」がよく使われます。女性の場合、「敬具」の代わりに「かしこ」を使うこともできますよ。また、略式の手紙の場合は、「前略」「草々」もポピュラーです。より改まった手紙の場合は、「謹啓」「敬白」なども使われますから、自分にあったものを選んで使うようにしましょう。その際、また季節の挨拶も添えるととてもステキです。ここで各月ごとの例をあげておきます。

・1月「新春の候」「大寒の候」「厳冬の候」など

・2月「立春の候」「早春の候」「梅花の候」など

・3月「春暖の候」「春分の候」「啓蟄の候」など

・4月「花冷えの候」「桜花の候」「陽春の候」など

・5月「新緑の候」「立夏の候」「初夏の候」など

・6月「入梅の候」「紫陽花の候」「小夏の候」など

・7月「盛夏の候」「大暑の候」「酷暑の候」など

・8月「土用の候」「残暑の候」「立秋の候」など

・9月「新秋の候」「白露の候」「秋分の候」など

・10月「秋涼の候」「紅葉の候」「寒露の候」など

・11月「晩秋の候」「初霜の候」「菊花の候」など

・12月「師走の候」「寒冷の候」「歳末の候」など

3

次にいきましょう。では、冒頭の挨拶が終わったら、どうやって文字を進めて行ったらいいのでしょうか。それでは、ここでもう少し例をお見せしましょう。

  • いただいたメール、拝読いたしました。
  • ご連絡いただきありがとうございます。
  • ○○の件、承知いたしました。
  • ○○の件について、ご報告いたします。
  • 表題の件でございますが、・・・
  • ○○について、お心遣いいただきありがとうございます。

このような言葉で、本文をスタートさせていくといいでしょう。

4

では、次の本文の内容を見てみましょう。目上の人への手紙やメールにかぎらず、挨拶文を書くには下記のような点に注意して「わかりやすい文章」を書くように徹底していきましょう。特に、伝えたい内容をきっちりと伝えたいのであれば、「結論を先に述べる」というポイントを必ず押さえておくべきですよ。

まず、「読む人は誰か」を考えてみてください。ビジネス文書は直接関わりをもたない第三者が読んでも十分理解出来るような文章であることが重要ですから、それを念頭においておきましょう。

それから「起承転提」で結論を先に言うスタイルが一番いいです。ビジネス文書は通常、結論を先に言います。良い文章は模範となる文例をまねるのが最も効率がよく、特に社内文書に関しては、その企業の慣例書式を踏襲するのがいいでしょうね。

また「基本条件」は備えているかどうか、ちゃんと確認してください。一つの文章において文体は統一がとれていなければならないです。「だ」体で書くのか、「です」「ます」体で書くのか、それは必ず統一して、そろえておかなければいけません。

5

以上、目上の人へ正しい手紙の書き方と例文を紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。少しは勉強になりましたか。ためになりましたか。これは、知っておいて損ではないので、頭に入れておきましょう。立派な大人は、正しい文章が書けるものです。あなたもそうなれるといいですね。

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